Kundehistorie

Hvordan Kystverket reduserte tidsbruken på dokumentarkivering med nærmere 90%

Kystverket valgte Interaxo for å effektivisere rutinene rundt arkivering av prosjektinformasjon og -dokumentasjon. Dette ble starten på en enklere prosjekthverdag.

Vinteren 2020 tok Kystverket kontakt med Interaxo fordi de ønsket å implementere Interaxo Project som prosjektverktøy. De ønsket å endre på arkiveringsprosessen sin – et tidkrevende arbeid de ønsket å effektivisere. Dette ble starten på en ny integrasjon.

 

Krav til dokumentasjon

Offentlige myndigheters krav til arkivering er å regne som en hygienefaktor i Kystverkets byggeprosjekter – men dette er en tidkrevende prosess man helst vil unngå å bruke mye tid og ressurser på, særlig i en ellers travel hverdag. Marit Olsen, Senioringeniør og Kvalitetsleder for utbygging i Kystverket, er glad for at de nå kan prioritere denne tiden på andre områder:

«Da vi først tok kontakt med Tribia, hadde vi ikke et helt definert ønske ennå. Men vi så definitivt et økende behov for å effektivisere.»

Kystverket benytter arkiveringssystemet Elements i tillegg til Interaxo Project. Prosessen med mellomlagring av dokumentasjon, for senere å legge denne inn i løsningen, har vært svært tungvindt – både med tanke på tiden som går til selve arkiveringen og opplæringen av de som skal utføre jobben. «Vi ønsket oss en enklere løsning uten denne flaskehalsen for at ting skulle bli arkivert,» understreker Marit.

Fjernet dørstokkmilen for arkiveringsarbeidet

Det tette samarbeidet mellom Kystverket, Interaxo og Sikri – leverandøren av Elements – ble starten på utviklingen av en helt ny integrasjon: Interaxo2Elements, som sikrer en automatisk og kontinuerlig overføring av dokumentasjon mellom prosjektverktøy og arkivsystem. I følge Marit har dette spart Kystverket for bortimot 90% av den tiden som tidligere ble brukt på arkiveringsarbeidet. «Det er en stor lettelse for en travel prosjektleder å ha denne muligheten. Det har vært veldig nyttig så langt,» sier hun.

Siden implementeringen i sommer, brukes nå integrasjonen på fire av Kystverkets prosjekter. Dette vil også være standarden for deres fremtidige prosjekter.

«Det er en stor lettelse for en travel prosjektleder å ha Interaxo2Elements-integrasjonen.»

Utvikling på lag med kundens behov

Fra Interaxo ble Nicolai Loennecken, leder for rådgivning, satt på saken for å finne en bedre løsning for Kystverket. «Samarbeidet har fungert kjempefint! I de periodene vi har hatt det for travelt til å følge opp fremdrift, har Nicolai vært på ballen. Dette hadde vi virkelig behov for,» forteller Marit. Hun fortsetter: «Dette hjalp oss med å skape en velfungerende prosjektgruppe.»

Anlegget i Raftsundet, Lofoten – på strekningen Stamsund-Risøyrenna – er blant prosjektene som har tatt den nye Interaxo2Elements-integrasjonen i bruk.
Foto: Espen Mortensen

Selv mener Nicolai at Interaxo har alt å vinne på en tett dialog og samarbeid med kundene. Kystverket er et godt eksempel på hvor bra det kan gå når man setter av tid til å definere løsninger sammen, for så å finne løsningen på dem.

«Når vi forstår kundens utfordringer er det også enklere å finne gode løsninger. Det å sette av tid til å avdekke slike behov fra start gir altså en langsiktig verdi for vår del også,» sier Nicolai. Han berømmer Kystverket både for hvordan de utfordret Interaxo med problemstillingen sin og den innsatsen de gjorde i prosjektgruppen.
 
«Kystverket ga oss en utfordring og satt av tid til å utvikle den beste løsningen sammen med oss. Det er klart dette har vært et givende samarbeid når alle er fornøyde, og vi ser hvor mye tid de nå sparer,» avslutter han.
 
 

Ønsker dere å vite mer om bruken av Interaxo Project og Elements som arkivsystem?

Related projects

  • Sortland Entreprenør bygger SKREI Museum: Stålkontroll på dokumentasjon og rapportering med Oculo

    Sortland Entreprenør har tatt i bruk Oculo for første gang i byggingen av SKREI Museum, et av deres største prosjekter til dags dato. Les hvordan dette styrket kontrollen deres på både dokumentasjon og rapportering i prosjektet.

  • Consto og Siva bygget verdens nordligste BREEAM Outstanding-bygg

    Consto og Siva har realisert et banebrytende innovasjonssenter i Tromsø som har skrevet seg inn i historien – verdens nordligste bygg med BREEAM-NOR Outstanding-sertifisering og rekordscore på 99,2 %. Med Interaxo som digital ryggrad har de kombinert visjon, presisjon og samarbeid til et resultat som setter en ny standard for bærekraft, både i Norge og internasjonalt.

  • Hvordan Lillehammer kommune effektiviserte VA-prosjektene sine med Interaxo

    Thor Anders Johansen, prosjektleder for VA-prosjekter i Lillehammer kommune, deler hvordan Interaxo økte både effektiviteten og kapasiteten i prosjektene deres – samtidig som det reduserte kostnadene.

Book en demo

Oppdag hvordan Interaxo støtter byggeprosjektet ditt

Vil du vite mer om hvordan Interaxo fungerer, hvilke funksjoner som finnes og hvordan løsningen kan tilpasses deres unike prosjektbehov?

Fyll ut kontaktskjemaet eller ring våre rådgivere på +47 22 50 34 99. Vi kan gjerne fortelle mer, svare på spørsmålene dine eller sette opp en uforpliktende demonstrasjon av løsningen.

Ja takk, kontakt meg!